Verwaltungsoptimierung und Steuerung

E-Government in der modernen Verwaltung

Eine moderne öffentliche Verwaltung ist einer der Grundpfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg unseres Landes. Mit E-Government werden Bürger und Bürgerinnen unabhängig von Öffnungszeiten und können jederzeit Zugang zu bestimmten Leistungen der Verwaltung erlangen. In vielen Fällen wird damit der Gang zur Stadtverwaltung überflüssig. Ein weiterer Vorteil von E-Government sind die Kosteneinsparungen. Die meisten Verwaltungsangelegenheiten werden mit E-Government nicht nur günstiger, sondern auch bedeutend schneller. Zudem sorgen sie für mehr Transparenz und Effizienz in Verwaltungsangelegenheiten.

Das setzt allerdings voraus, dass für eine weitere Optimierung der Organisation der Verwaltung elektronische Abläufe und personelle Abwicklungen effektiv miteinander verknüpft werden müssen. Bei der Verwaltungsmodernisierung liegt die verstärkte Ausrichtung auf prozessorientierter Organisation. Dabei werden Verfahren nicht mehr nach Zuständigkeitsbereichen bewertet, sondern Ergebnisse und Qualität spielen eine immer größere Rolle. Sie stehen im Fokus des Verwaltungshandelns. Geschäftsprozesse können mit E-Government immer mehr standardisiert und durchgehend automatisiert werden. Daraus folgt, dass die Qualität der öffentlichen Verwaltung immer mehr von ihrer Vernetzung und der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie mit den Bürgern und Bürgerinnen abhängt.

In dem Maße wie Verwaltungsabläufe komplexer werden, wird gleichzeitig eine transparente Struktur notwendig, damit sich die Abläufe nicht in der Bürokratie verlaufen. Das setzt eine passgenaue rechtliche und fachliche sowie technische Kooperation und Kommunikation aller Beteiligten voraus.

Um das Ziel der Verwaltungsoptimierung zu erreichen, wird ein umfassendes Qualitätsmanagement immer wichtiger. Das Qualitätsmanagement muss die gesamte Verwaltung einbeziehen und gleichzeitig bürger- und mitarbeiterorientiert sein. Außerdem muss das Qualitätsmanagement die Führungsprozesse in der Verwaltung genau betrachten, um eine kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsarbeit zu gewährleisten.

Mitarbeiter und Produktivität als Schlüssel zur Verwaltungsoptimierung

In vielen Verwaltungen wurde in den letzten Jahren rigoros Personal abgebaut. Der wichtigste Grund dafür ist der Kostenfaktor. Inzwischen hat aber ein demografischer Wandel eingesetzt und viele wichtige Stellen können nicht mehr mit den entsprechenden Fachleuten besetzt werden. So kommt es dazu, dass immer weniger Personal mehr Aufgaben bearbeiten muss. Ein gutes Beispiel dafür ist der öffentliche Dienst. Hier beträgt das Durchschnittsalter 45 Jahre. Wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass zum Beispiel im Land Berlin bis zum Jahre 2024 jeder vierte Beamte in seinen wohlverdienten Ruhestand geht. Schon aus diesem Grund muss in der Verwaltung ein Umdenken einsetzen.

Personalmanagement zur Verwaltungsoptimierung

In vielen öffentlichen Verwaltungen können Mitarbeiterstellen nicht mehr besetzt werden. Gleichzeitig wirkt sich eine zu hohe Arbeitsbelastung auf die Motivation der Mitarbeiter und damit auf eine erhöhte Personalfluktuation aus. Hier muss das Personalmanagement bewusst eingreifen. Aufgabe der Verwaltungsoptimierung ist es unter anderem, die Personalstrukturen transparent zu gestalten. Die Analyse der Mitarbeiter sollte unter anderem die Altersstruktur, die Qualifikationen und ihr mögliches Ausscheiden aus dem Verwaltungsapparat beinhalten. Aus der Zusammenfassung diese Prognose lässt sich die zukünftige Aufgabenentwicklung ableiten. Es lässt sich leicht erkennen, in welchen Bereichen in naher Zukunft Personalprobleme auftreten könnten. Hier kann Kooperation mit anderen Ämtern nutzbringend sein.

Die Tätigkeit des Personalmanagements wird sich in naher Zukunft drastisch verändern. Zu den bisherigen Aufgaben wird dazu kommen, dass über das Personalmanagement Mitarbeiter genau in die Funktion integriert werden, die für sie am besten geeignet ist. Das Resultat wird mehr Spaß und Zufriedenheit der einzelne Mitarbeiter an der Arbeit sein. In diesem Zusammenhang wird sich in den meisten Verwaltungen die Personalfluktuation auf ein gesundes Maß einpegeln.

Neue Herausforderungen für Führungskräfte

Um die Ziele der Verwaltungsoptimierung und Steuerung in öffentlichen Verwaltungen zu erreichen, muss sich auf die Arbeit der Führungskräfte wandeln. Ihre Aufgabe wird es in Zukunft sein, ihre Teams besser zu motivieren und einen strategischen Blick auf die Verwaltung zu haben. Dazu gehört die Nutzung betriebswirtschaftlicher Planungs- und Steuerungselemente genauso wie eine fachliche Exzellenz. Aus hervorragenden Fachkräften müssen gute Fach- und Führungskräfte werden. Damit öffentliche Verwaltungen auch in Zukunft effektiv arbeiten können, müssen Karriere- und Rahmenbedingungen angepasst werden. Nachhaltige Entwicklung der Führungskräfte beginnt nicht erst mit dem Aufstieg, sondern schon lange vor ihrer Beförderung. Behörden und öffentliche Einrichtungen müssen schon jetzt damit beginnen, maßgeschneiderte Weiterbildungsprogramme für zukünftige Führungskräfte anzubieten.

Mit der Digitalisierung und dem demografischen Wandel stehen Behörden und öffentliche Einrichtungen vor großen Herausforderungen. Dabei spielen vor allem die Führungskräfte als beispielgebend eine große Rolle.