Ziele der Verwaltungsoptimierung
Ziel der gesamten Prozessbetrachtung ist es, Verwaltungsabläufe darzustellen, zu analysieren und zu optimieren. Dabei werden Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt und Ressourcen erkannt. Ein gutes Beispiel der Verwaltungsoptimierung ist der Informationsfluss in öffentlichen Verwaltungen. Je effektiver Schnittstelle miteinander verbunden werden, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Verwaltungsarbeit. Daneben gibt es aber noch zahlreiche andere Vorteile und Anwendungsbereiche der Verwaltungsoptimierung. Dazu gehören zum Beispiel
– eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Bedingungen, sei es durch den Gesetzgeber oder Änderungen vor Ort
– die Kundenzufriedenheit wird deutlich verbessert,
– die Unterstützung durch die Leitung kann durch genau bezeichnete Prozessziele und Prozesskennzahlen deutlich verbessert werden und
– Verwaltungsoptimierung gibt Raum für eigene Verbesserungsvorschläge.
Das sind nur ein paar Beispiele dafür, wie sich die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung durch Verwaltungsoptimierung und -steuerung effektiver gestalten lässt.
Modernisierung der Verwaltung
Bei der Modernisierung der Verwaltung geht es hauptsächlich darum, den kompletten Verwaltungsablauf qualitativ zu verbessern.
Dieser Vorgang ist vielschichtig und äußerst umfangreich. Zahlreiche wissenschaftliche und politische Debatten um die Verbesserung der Arbeit der öffentlichen Verwaltung zeigen unterschiedliche Möglichkeiten auf. Die Bandbreite reicht dabei von rein organisatorischen Lösungen bis hin zu anreizorientierten Lösungen beim Personal. Zusätzlich werden E-Government-Konzepte und die Digitalisierung des Verwaltungsapparates immer wichtiger. In diesem Zusammenhang rücken auch Verwaltungsstrukturreformen im öffentlichen Dienst und die interkommunale Zusammenarbeit immer mehr in den Fokus.
Optimale Steuerung und Gestaltung kommunaler Verwaltungsprozesse
Die öffentliche Verwaltungsstruktur wird vor allem durch IT Systeme und geänderte Aufgabenverteilungen ständig weiter entwickelt. Nicht selten führen Veränderungen der Struktur oder im Ablauf allerdings auch zu kleinen Fehlern in der täglichen Routine. Für viele Verwaltungen ist es deshalb wichtig, im Vorfeld die täglichen Arbeitsabläufe zu analysieren und zu hinterfragen. Nur wenn die Aufgaben optimal verteilt und gestaltet sind, kann auch in der Zukunft die Verwaltungsarbeit effizient gewährleistet werden. Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist es deshalb, nicht nur den eigenen Arbeitsplatz zu betrachten, sondern die komplette Prozesslandschaft. Dazu gehören Themen der elektronischen Vorgangsbearbeitung genauso wie interkommunale Zusammenarbeit oder die Flexibilisierung von Mitarbeitern, um sie überall einzusetzen.
Schulungen und Seminare für die Führungskräfte
Probleme entstehen im Zusammenhang zwischen den Arbeitsabläufen, den beteiligten Mitarbeitern und den eingesetzten Systemen. Aus diesem Grund müssen in erster Linie Führungskräfte und Organisationsverantwortliche so gut geschult werden, dass sie die Prozesse in ihrer Verwaltung strukturieren und dokumentieren können.
Führungskräfte müssen so geschult werden, dass sie aus den Gegebenheiten die richtigen Optimierungsansätze ableiten können. Da das ein längerer Lernprozess ist, bietet sich hier eine regelmäßige und langfristige Schulung an. So haben Führungskräfte die Möglichkeit, Probleme die sich bei der Prozessänderung anzeigen, gezielt mit unabhängigen Beratern zu besprechen und ihren Arbeitsalltag danach einzurichten. Ziel der Seminare sollte es sein, Verfahren der Prozessdokumentation und Prozessanalyse so zu erläutern, dass die Führungskräfte in der Lage sind, sie ohne Probleme im eigenen Verwaltungsbereich anzuwenden.
Optimierung der Verwaltungsorganisation
Die Kenntnisse über die eigenen Prozesse sind der Beginn für eine moderne Verwaltung. Gerade im Hinblick auf Bürokratieabbau und Verbesserung von Bürgernähe sollten sich Führungskräfte genau mit der Organisation ihrer Verwaltung befassen. Dabei beginnt die Optimierung mit der genauen Definition der Ziele und Aufgaben der Mitarbeiter sowie dem Abbau bestehender bürokratischer Belastungen.
Lang bestehende Strukturen und Verfahren sollten in diesem Zusammenhang hinterfragt werden. Oft ist es möglich, entbehrliche Aufgaben komplett zu unterlassen oder wenigstens zu reduzieren. Dazu gehört es auch, zu überprüfen, welche Aufgaben zugunsten anderer wichtiger Aufgaben zurückgestellt werden können. Außerdem muss im Rahmen der Optimierung kontrolliert werden, ob die Aufgabenverteilung qualitativ besser und kostengünstiger durchgeführt werden kann. Dazu gehören in vielen Fällen Kooperationen zwischen verschiedenen Verwaltungen. In diesem Zusammenhang sollte auch die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wirtschaft überprüft und eventuell neu geregelt werden.