Ziel der gesamten Prozessbetrachtung ist es, Verwaltungsabläufe darzustellen, zu analysieren und zu optimieren. Dabei werden Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt und Ressourcen erkannt. Ein gutes Beispiel der Verwaltungsoptimierung ist der Informationsfluss in öffentlichen Verwaltungen. Je effektiver Schnittstelle miteinander verbunden werden, desto mehr Zeit bleibt für die eigentliche Verwaltungsarbeit. Daneben gibt es aber noch zahlreiche andere Vorteile und Anwendungsbereiche der Verwaltungsoptimierung. Dazu gehören zum Beispiel
eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Bedingungen, sei es durch den Gesetzgeber oder Änderungen vor Ort
die Kundenzufriedenheit wird deutlich verbessert,
die Unterstützung durch die Leitung kann durch genau bezeichnete Prozessziele und Prozesskennzahlen deutlich verbessert werden und
Verwaltungsoptimierung gibt Raum für eigene Verbesserungsvorschläge.
Das sind nur ein paar Beispiele dafür, wie sich die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung durch Verwaltungsoptimierung und -steuerung effektiver gestalten lässt.
Modernisierung der Verwaltung
Bei der Modernisierung der Verwaltung geht es hauptsächlich darum, den kompletten Verwaltungsablauf qualitativ zu verbessern.
Dieser Vorgang ist vielschichtig und äußerst umfangreich. Zahlreiche wissenschaftliche und politische Debatten um die Verbesserung der Arbeit der öffentlichen Verwaltung zeigen unterschiedliche Möglichkeiten auf. Die Bandbreite reicht dabei von rein organisatorischen Lösungen bis hin zu anreizorientierten Lösungen beim Personal. Zusätzlich werden E-Government-Konzepte und die Digitalisierung des Verwaltungsapparates immer wichtiger. In diesem Zusammenhang rücken auch Verwaltungsstrukturreformen im öffentlichen Dienst und die interkommunale Zusammenarbeit immer mehr in den Fokus.
Optimale Steuerung und Gestaltung kommunaler Verwaltungsprozesse
Die öffentliche Verwaltungsstruktur wird vor allem durch IT Systeme und geänderte Aufgabenverteilungen ständig weiter entwickelt. Nicht selten führen Veränderungen der Struktur oder im Ablauf allerdings auch zu kleinen Fehlern in der täglichen Routine. Für viele Verwaltungen ist es deshalb wichtig, im Vorfeld die täglichen Arbeitsabläufe zu analysieren und zu hinterfragen. Nur wenn die Aufgaben optimal verteilt und gestaltet sind, kann auch in der Zukunft die Verwaltungsarbeit effizient gewährleistet werden. Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist es deshalb, nicht nur den eigenen Arbeitsplatz zu betrachten, sondern die komplette Prozesslandschaft. Dazu gehören Themen der elektronischen Vorgangsbearbeitung genauso wie interkommunale Zusammenarbeit oder die Flexibilisierung von Mitarbeitern, um sie überall einzusetzen.
Schulungen und Seminare für die Führungskräfte
Probleme entstehen im Zusammenhang zwischen den Arbeitsabläufen, den beteiligten Mitarbeitern und den eingesetzten Systemen. Aus diesem Grund müssen in erster Linie Führungskräfte und Organisationsverantwortliche so gut geschult werden, dass sie die Prozesse in ihrer Verwaltung strukturieren und dokumentieren können. Führungskräfte müssen so geschult werden, dass sie aus den Gegebenheiten die richtigen Optimierungsansätze ableiten können. Da das ein längerer Lernprozess ist, bietet sich hier eine regelmäßige und langfristige Schulung an. So haben Führungskräfte die Möglichkeit, Probleme die sich bei der Prozessänderung anzeigen, gezielt mit unabhängigen Beratern zu besprechen und ihren Arbeitsalltag danach einzurichten. Ziel der Seminare sollte es sein, Verfahren der Prozessdokumentation und Prozessanalyse so zu erläutern, dass die Führungskräfte in der Lage sind, sie ohne Probleme im eigenen Verwaltungsbereich anzuwenden.
Optimierung der Verwaltungsorganisation
Die Kenntnisse über die eigenen Prozesse sind der Beginn für eine moderne Verwaltung. Gerade im Hinblick auf Bürokratieabbau und Verbesserung von Bürgernähe sollten sich Führungskräfte genau mit der Organisation ihrer Verwaltung befassen. Dabei beginnt die Optimierung mit der genauen Definition der Ziele und Aufgaben der Mitarbeiter sowie dem Abbau bestehender bürokratischer Belastungen.
Lang bestehende Strukturen und Verfahren sollten in diesem Zusammenhang hinterfragt werden. Oft ist es möglich, entbehrliche Aufgaben komplett zu unterlassen oder wenigstens zu reduzieren. Dazu gehört es auch, zu überprüfen, welche Aufgaben zugunsten anderer wichtiger Aufgaben zurückgestellt werden können. Außerdem muss im Rahmen der Optimierung kontrolliert werden, ob die Aufgabenverteilung qualitativ besser und kostengünstiger durchgeführt werden kann. Dazu gehören in vielen Fällen Kooperationen zwischen verschiedenen Verwaltungen. In diesem Zusammenhang sollte auch die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wirtschaft überprüft und eventuell neu geregelt werden.
E-Government in der modernen Verwaltung
Eine moderne öffentliche Verwaltung ist einer der Grundpfeiler für den wirtschaftlichen Erfolg unseres Landes. Mit E-Government werden Bürger und Bürgerinnen unabhängig von Öffnungszeiten und können jederzeit Zugang zu bestimmten Leistungen der Verwaltung erlangen. In vielen Fällen wird damit der Gang zur Stadtverwaltung überflüssig. Ein weiterer Vorteil von E-Government sind die Kosteneinsparungen. Die meisten Verwaltungsangelegenheiten werden mit E-Government nicht nur günstiger, sondern auch bedeutend schneller. Zudem sorgen sie für mehr Transparenz und Effizienz in Verwaltungsangelegenheiten.
Das setzt allerdings voraus, dass für eine weitere Optimierung der Organisation der Verwaltung elektronische Abläufe und personelle Abwicklungen effektiv miteinander verknüpft werden müssen. Bei der Verwaltungsmodernisierung liegt die verstärkte Ausrichtung auf prozessorientierter Organisation. Dabei werden Verfahren nicht mehr nach Zuständigkeitsbereichen bewertet, sondern Ergebnisse und Qualität spielen eine immer größere Rolle. Sie stehen im Fokus des Verwaltungshandelns. Geschäftsprozesse können mit E-Government immer mehr standardisiert und durchgehend automatisiert werden. Daraus folgt, dass die Qualität der öffentlichen Verwaltung immer mehr von ihrer Vernetzung und der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie mit den Bürgern und Bürgerinnen abhängt.
In dem Maße wie Verwaltungsabläufe komplexer werden, wird gleichzeitig eine transparente Struktur notwendig, damit sich die Abläufe nicht in der Bürokratie verlaufen. Das setzt eine passgenaue rechtliche und fachliche sowie technische Kooperation und Kommunikation aller Beteiligten voraus.
Um das Ziel der Verwaltungsoptimierung zu erreichen, wird ein umfassendes Qualitätsmanagement immer wichtiger. Das Qualitätsmanagement muss die gesamte Verwaltung einbeziehen und gleichzeitig bürger- und mitarbeiterorientiert sein. Außerdem muss das Qualitätsmanagement die Führungsprozesse in der Verwaltung genau betrachten, um eine kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsarbeit zu gewährleisten.
Mitarbeiter und Produktivität als Schlüssel zur Verwaltungsoptimierung
In vielen Verwaltungen wurde in den letzten Jahren rigoros Personal abgebaut. Der wichtigste Grund dafür ist der Kostenfaktor. Inzwischen hat aber ein demografischer Wandel eingesetzt und viele wichtige Stellen können nicht mehr mit den entsprechenden Fachleuten besetzt werden. So kommt es dazu, dass immer weniger Personal mehr Aufgaben bearbeiten muss. Ein gutes Beispiel dafür ist der öffentliche Dienst. Hier beträgt das Durchschnittsalter 45 Jahre. Wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass zum Beispiel im Land Berlin bis zum Jahre 2024 jeder vierte Beamte in seinen wohlverdienten Ruhestand geht. Schon aus diesem Grund muss in der Verwaltung ein Umdenken einsetzen.
Personalmanagement zur Verwaltungsoptimierung
In vielen öffentlichen Verwaltungen können Mitarbeiterstellen nicht mehr besetzt werden. Gleichzeitig wirkt sich eine zu hohe Arbeitsbelastung auf die Motivation der Mitarbeiter und damit auf eine erhöhte Personalfluktuation aus. Hier muss das Personalmanagement bewusst eingreifen. Aufgabe der Verwaltungsoptimierung ist es unter anderem, die Personalstrukturen transparent zu gestalten. Die Analyse der Mitarbeiter sollte unter anderem die Altersstruktur, die Qualifikationen und ihr mögliches Ausscheiden aus dem Verwaltungsapparat beinhalten. Aus der Zusammenfassung diese Prognose lässt sich die zukünftige Aufgabenentwicklung ableiten. Es lässt sich leicht erkennen, in welchen Bereichen in naher Zukunft Personalprobleme auftreten könnten. Hier kann Kooperation mit anderen Ämtern nutzbringend sein.
Die Tätigkeit des Personalmanagements wird sich in naher Zukunft drastisch verändern. Zu den bisherigen Aufgaben wird dazu kommen, dass über das Personalmanagement Mitarbeiter genau in die Funktion integriert werden, die für sie am besten geeignet ist. Das Resultat wird mehr Spaß und Zufriedenheit der einzelne Mitarbeiter an der Arbeit sein. In diesem Zusammenhang wird sich in den meisten Verwaltungen die Personalfluktuation auf ein gesundes Maß einpegeln.
Neue Herausforderungen für Führungskräfte
Um die Ziele der Verwaltungsoptimierung und Steuerung in öffentlichen Verwaltungen zu erreichen, muss sich auf die Arbeit der Führungskräfte wandeln. Ihre Aufgabe wird es in Zukunft sein, ihre Teams besser zu motivieren und einen strategischen Blick auf die Verwaltung zu haben. Dazu gehört die Nutzung betriebswirtschaftlicher Planungs- und Steuerungselemente genauso wie eine fachliche Exzellenz. Aus hervorragenden Fachkräften müssen gute Fach- und Führungskräfte werden. Damit öffentliche Verwaltungen auch in Zukunft effektiv arbeiten können, müssen Karriere- und Rahmenbedingungen angepasst werden. Nachhaltige Entwicklung der Führungskräfte beginnt nicht erst mit dem Aufstieg, sondern schon lange vor ihrer Beförderung. Behörden und öffentliche Einrichtungen müssen schon jetzt damit beginnen, maßgeschneiderte Weiterbildungsprogramme für zukünftige Führungskräfte anzubieten.
Mit der Digitalisierung und dem demografischen Wandel stehen Behörden und öffentliche Einrichtungen vor großen Herausforderungen. Dabei spielen vor allem die Führungskräfte als beispielgebend eine große Rolle.
Unsere Leistungen für Städte, Gemeinden und Landkreise:
Als öffentliche Verwaltung sind Sie bei uns gut aufgehoben
Langguth Consulting als zuverlässiger Partner Verwaltungsoptimierung und Steuerung
In dem Maße wie Verwaltungsabläufe komplexer werden, wird gleichzeitig eine transparente Struktur notwendig, damit sich die Abläufe nicht in der Bürokratie verlaufen. Das setzt eine passgenaue rechtliche und fachliche sowie technische Kooperation und Kommunikation aller Beteiligten voraus.
Um das Ziel der Verwaltungsoptimierung zu erreichen, wird ein umfassendes Qualitätsmanagement immer wichtiger. Das Qualitätsmanagement muss die gesamte Verwaltung einbeziehen und gleichzeitig bürger- und mitarbeiterorientiert sein. Außerdem muss das Qualitätsmanagement die Führungsprozesse in der Verwaltung genau betrachten, um eine kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsarbeit zu gewährleisten.
Beratung durch unabhängige Experten optimiert auch Ihre Verwaltung
Die Kenntnisse über die eigenen Prozesse sind der Beginn für eine moderne Verwaltung. Gerade im Hinblick auf Bürokratieabbau und Verbesserung von Bürgernähe sollten sich Führungskräfte genau mit der Organisation ihrer Verwaltung befassen. Dabei beginnt die Optimierung mit der genauen Definition der Ziele und Aufgaben der Mitarbeiter sowie dem Abbau bestehender bürokratischer Belastungen.
Lang bestehende Strukturen und Verfahren sollten in diesem Zusammenhang hinterfragt werden. Oft ist es möglich, entbehrliche Aufgaben komplett zu unterlassen oder wenigstens zu reduzieren. Dazu gehört es auch, zu überprüfen, welche Aufgaben zugunsten anderer wichtiger Aufgaben zurückgestellt werden können. Außerdem muss im Rahmen der Optimierung kontrolliert werden, ob die Aufgabenverteilung qualitativ besser und kostengünstiger durchgeführt werden kann. Dazu gehören in vielen Fällen Kooperationen zwischen verschiedenen Verwaltungen. In diesem Zusammenhang sollte auch die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wirtschaft überprüft und eventuell neu geregelt werden.
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